KSeF im Onlineshop – Anbindung an das polnische E-Rechnungssystem
Das Wichtigste in Kürze
- Wir binden an KSeF, das polnische nationale E-Rechnungssystem, Shops auf WooCommerce und PrestaShop an, dazu die Systeme Subiekt GT, Subiekt nexo und Comarch ERP Optima, BaseLinker sowie individuell entwickelte Anwendungen.
- Als Richtwert: eine KSeF-Umsetzung im Shop oder Verkaufssystem liegt bei 5.000-12.000 PLN netto, je nachdem, an wie vielen Stellen heute Rechnungen entstehen. Die Betreuung nach dem Start beginnt bei 300 PLN netto monatlich.
- Umfang: Ausstellen strukturierter Rechnungen aus den Bestelldaten, Prüfung der Steuernummer und der Kundendaten schon im Warenkorb, Entgegennahme der KSeF-Nummer und des UPO (amtliche Eingangsbestätigung), Korrekturrechnungen, Archiv und Zugang für die Buchhaltung.
- Wir trennen drei Wege, die in Shops am häufigsten durcheinandergeraten: Kassenbeleg, Rechnung auf Wunsch und Rechnung für Firmenkunden.
- Umfang und Frist der Pflicht hängen von der Größe der Firma und der Art der Rechnungsstellung ab. Wir prüfen das zu Beginn zusammen mit Ihrer Buchhaltung, und erst daraus entsteht der Arbeitsplan.
- Meist muss das Buchhaltungsprogramm nicht gewechselt werden. Wir testen in einer Testumgebung, die Produktion schalten wir nach der Abnahme um.
Das nationale E-Rechnungssystem KSeF verändert, wo eine Rechnung wirklich entsteht. Das Dokument erzeugt das System des Steuerpflichtigen, die Nummer vergibt aber KSeF, und die Bestätigung ist das UPO. Für einen Shop heißt das eines: Die Rechnung darf kein PDF mehr sein, das nebenbei erzeugt wird.
Wir binden Shops und Verkaufssysteme an KSeF an – auf der Seite von WooCommerce, auf der Seite des ERP oder in einer individuell entwickelten Anwendung. Umfang und Frist der Pflicht hängen von der Größe der Firma ab und davon, wie Sie Belege heute ausstellen. Deshalb beginnen wir mit der Prüfung, was sich in Ihrem Fall tatsächlich ändern muss.
Wo liegt beim Thema KSeF im Shop meist das Problem?
Rechnungen entstehen an mehreren Stellen gleichzeitig. Ein Teil im Shop, ein Teil im ERP, ein Teil von Hand in einer Tabelle bei Großhandelsbestellungen. An KSeF muss ein einziger, sauberer Strom gehen, deshalb klären wir zuerst, wer was ausstellt.
Die Kundendaten sind unvollständig. Die Steuernummer im Bemerkungsfeld, fehlende Adresse, Tippfehler aus dem Formular. Eine strukturierte Rechnung verzeiht solche Lücken nicht, deshalb verlegen wir die Prüfung in den Warenkorb, bevor die Bestellung überhaupt entsteht.
Niemand achtet auf die Bestätigungen. Mit dem Versand des Belegs ist es nicht getan – die KSeF-Nummer und das UPO muss man entgegennehmen, mit der Bestellung verknüpfen und bei einer Reklamation wiederfinden können. Dafür sorgt Code, nicht ein Ablauf im Kopf.
Verkauf an Verbraucher vermischt sich mit B2B. Kassenbeleg, Rechnung auf Wunsch und Rechnung für Firmenkunden sind drei verschiedene Wege. Wir richten sie so ein, dass der Kunde einmal wählt und der Rest von selbst läuft.
Wie läuft die Umsetzung Schritt für Schritt ab?
Bestandsaufnahme
Wir klären, wo heute Rechnungen entstehen, welche Daten der Shop erhebt und was Ihr Buchhaltungssystem unterstützt. Daraus ergibt sich der Arbeitsumfang.
Umsetzung
Wir binden das Ausstellen strukturierter Rechnungen an, dazu die Prüfung der Kundendaten und die Verarbeitung von KSeF-Nummer und UPO. Getestet wird in einer Testumgebung.
Archiv und Abläufe
Wir richten die Aufbewahrung von Belegen und Bestätigungen ein, den Zugang für die Buchhaltung und die Behandlung von Korrekturen. Dem Team zeigen wir, wie das im Alltag funktioniert.
Was umfasst die KSeF-Umsetzung?
Ausstellen strukturierter Rechnungen aus den Bestelldaten, ohne irgendetwas von Hand abzutippen.
Prüfung der Kundendaten im Warenkorb: Steuernummer, Name, Adresse, Kontrolle auf Richtigkeit, bevor die Bestellung aufgegeben wird.
Verarbeitung von KSeF-Nummer und UPO – Bestätigungen entgegennehmen und im Shop-Panel mit der Bestellung verknüpfen.
Korrekturen und Retouren – ein Weg für Korrekturrechnungen.
Trennung von B2C und B2B – Kassenbeleg, Rechnung auf Wunsch und Rechnung für Firmenkunden als drei getrennte, korrekt gekennzeichnete Wege.
Archiv – Zugang für die Buchhaltung und Export für Prüfungen.
In welchen Systemen setzen wir das um?
WooCommerce – über ein Rechnungs-Plugin oder ein eigenes Modul, wenn der Standard Ihren Fall nicht abdeckt.
Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima – wenn die Rechnung im Warenwirtschaftssystem entstehen soll.
BaseLinker – wenn die Belege beim Packen der Bestellungen ausgestellt werden.
Anwendungen auf Bestellung – KSeF-Anbindung in Systemen, die wir gebaut oder von einem anderen Dienstleister übernommen haben.
PrestaShop und individuelle Shops – derselbe Umfang, andere technische Schicht.
Häufige Fragen
Was kostet eine KSeF-Umsetzung?
Etwa 5.000-12.000 PLN netto. Den grössten Einfluss hat, an wie vielen Stellen heute Rechnungen entstehen und ob die Kundendaten aus dem Shop ohne Nacharbeit für eine strukturierte Rechnung taugen. Die Betreuung nach dem Start beginnt bei 300 PLN netto monatlich. Das Angebot folgt auf eine kostenlose Analyse.
Ab wann gilt KSeF für meine Firma?
Umfang und Frist hängen von der Größe des Betriebs und der Art der Rechnungsstellung ab. Wir prüfen das zu Beginn zusammen mit Ihrer Buchhaltung, und erst daraus entsteht der Umsetzungsplan. Wir verkaufen keine Panik, sondern einen konkreten Arbeitsumfang.
Muss ich mein Buchhaltungsprogramm wechseln?
Meist nicht. Häufiger reicht es, das anzubinden, was Sie schon haben, und die Daten aus dem Shop aufzuräumen. Ein Systemwechsel ist die letzte Möglichkeit, nicht der Ausgangspunkt.
Was ist mit Rechnungen für ausländische Kunden?
Für Verkäufe außerhalb Polens gelten andere Regeln als im Inland. Wir richten den Shop so ein, dass er die Art der Transaktion erkennt und den Beleg in den richtigen Weg leitet.
Testen Sie das vor dem Start?
Ja. Wir arbeiten in einer Testumgebung und gehen den kompletten Weg durch: Bestellung, Rechnung, KSeF-Nummer, UPO, Korrektur. Die Produktion schalten wir erst nach der Abnahme um.
Verwandte Themen: Anbindung an Subiekt und Comarch Optima, Anbindung an BaseLinker, Software auf Bestellung, häufige Fragen.
Schreiben Sie an biuro@web-systems.pl oder rufen Sie an: +48 501 231 448. Das Angebot für eine konkrete Umsetzung ist kostenlos.
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