Die Website-Agentur zu wechseln ist sicher, wenn Sie vor der Kündigung des Vertrags die Kontrolle über Domain, Hosting, E-Mail, CMS-Zugang und die Konten externer Dienste übernehmen. Firmeninhaber fürchten meist drei Dinge: die Domain zu verlieren, die E-Mail-Postfächer oder den Zugang zum Backend. Nichts davon muss passieren.
Es reicht, die Zugänge in der richtigen Reihenfolge zu übernehmen. Unten finden Sie eine Checkliste, von den wichtigsten Punkten bis zu den Details. Und ein Hinweis vorab: Es geht hier nicht darum, den bisherigen Dienstleister zu bewerten. Es geht darum, dass Ihr Unternehmen alles in der Hand hat, was ihm gehört.
Inhaltsverzeichnis
Wem gehört die Domain und wie lässt sich das prüfen?
Die Domain gehört dem beim Registrar eingetragenen Domaininhaber (engl. registrant) und nicht der Firma, die sie technisch betreut. Dieser Inhaber sollte Ihr Unternehmen sein. Nicht die Agentur und nicht einer ihrer Mitarbeiter (was trotzdem vorkommt, etwa wenn ein Freelancer die Domain “mal eben schnell” registriert hat). Bitten Sie um Zugang zum Konto beim Registrar oder zumindest um eine Bestätigung der Inhaberdaten.
Bei globalen Domains wie .com garantieren die ICANN-Regeln für Domaininhaber das Recht, die Domain zu einem anderen Registrar zu übertragen. Aber Achtung: Nach einer Änderung von Name, Organisation oder E-Mail-Adresse des Inhabers ist der Transfer manchmal für 60 Tage gesperrt. .pl-Domains unterliegen dem Register der NASK, und den Transfer führen Inhaber und Registrar durch. Warum Sie gerade mit der Domain anfangen? Weil von ihr sowohl die Website als auch die E-Mail abhängen.
Zugang zu Hosting und Verwaltungsoberfläche: Was Sie in der Hand haben müssen
Sie brauchen ein eigenes Konto beim Hosting-Anbieter oder die vollständigen Administrationsdaten. FTP allein reicht nicht. Auf der Liste sollten stehen:
- Login zur Hosting-Verwaltung,
- FTP- oder SFTP-Daten sowie SSH (Fernzugriff auf den Server),
- Zugang zur Datenbank,
- Verwaltung der DNS-Zone, also der Einstellungen, die die Domain auf den Server leiten,
- die Information, wer das SSL-Zertifikat verlängert,
- das Abrechnungskonto.
Schauen Sie auch in die Rechnungen für den Server. Auf wen sind sie ausgestellt? In der Praxis zeigen sie am häufigsten, wem der Dienst tatsächlich gehört. Läuft das Hosting über das Konto der Agentur, hilft beim Umzug ein Anbieter, der Hosting für Website und E-Mail an einem Ort bietet.
Firmen-E-Mail und DNS-Einträge - so gehen beim Wechsel des Dienstleisters keine Mails verloren
E-Mail funktioniert über die DNS-Einträge der Domain. Wer also das DNS verwaltet, entscheidet, ob Mails überhaupt ankommen. Ganz einfach. Klären Sie zuerst, wo die Postfächer tatsächlich liegen: auf dem Hosting der Agentur oder bei einem externen Anbieter. Und wer dort das Administratorkonto hat. Bevor Sie irgendetwas anfassen, notieren Sie die aktuellen Einträge: MX (zeigt auf den Server, der die Mails empfängt), SPF (Liste der Server, die im Namen der Domain senden dürfen) und DKIM (digitale Signatur der Nachrichten). Planen Sie den Umzug der E-Mail separat. Sonst schaltet man leicht an einem Tag Website und Postfächer zugleich ab, und das möchte niemand dem Team erklären.
Website von der Agentur übernehmen: Checkliste der Zugänge
Eine Website von der Agentur zu übernehmen heißt im Kern: die Logins zu den Konten sammeln, die Ihrem Unternehmen gehören, und nach der Übergabe die Passwörter ändern. Gehen Sie der Reihe nach vor:
- Administratorkonto im CMS: WordPress, WooCommerce, PrestaShop oder Shopify,
- Lizenzen für Plugins und Themes, am besten auf eine Firmenadresse registriert,
- Google Analytics, Google Search Console und Tag Manager,
- Werbekonten,
- Zahlungsanbieter,
- Integrationen und API-Schlüssel, also die Daten, mit denen sich die Website mit anderen Systemen verbindet,
- Code-Repository.
Holen Sie sich überall, wo es geht, Berechtigungen auf Inhaberebene. Ein Benutzerkonto, das die Agentur gnädig hinzugefügt hat, reicht nicht. Löschen oder beschränken Sie nach der Übergabe die Konten des früheren Dienstleisters und ändern Sie die Passwörter. Alle.
Backup und Dokumentation vor der Übergabe der Website
Bevor Sie irgendetwas ändern, erstellen Sie ein vollständiges Backup der Dateien und der Datenbank und bewahren Sie es außerhalb des bisherigen Hostings auf. Dann endet selbst eine misslungene Migration nicht mit dem Verlust von Inhalten oder Bestellungen. Bitten Sie den Dienstleister auch um die Dokumentation: eine Liste der Plugins, eine Beschreibung der individuellen Anpassungen und Integrationen sowie den Zeitplan für Updates. Bei den Urheberrechten an Code und Grafiken ist die Lage unterschiedlich, alles hängt vom Vertrag ab. Gehen Sie ihn deshalb mit einem Anwalt durch, statt zu raten. Das neue Team findet sich schneller zurecht, wenn es mit einer Prüfung der bestehenden Website beginnt, die den technischen Zustand und die Risiken zeigt.
In welcher Reihenfolge sollten Sie die Website-Agentur wechseln?
Am sichersten: zuerst Zugänge und Backups, dann die Auswahl des neuen Dienstleisters und ganz zum Schluss die Kündigung des Vertrags und die Änderung der Passwörter. In der Praxis sieht das so aus:
- Bestandsaufnahme aller Zugänge,
- Backup der Dateien und der Datenbank,
- Prüfung des Domaininhabers,
- Auswahl der neuen Agentur,
- Übergabe der Website und der Konfiguration,
- Sperrung der alten Konten.
Bei der Auswahl helfen der Ratgeber Wie Sie eine Webagentur auswählen und der Text darüber, wie die Prüfung eines Dienstleisters vor Vertragsabschluss abläuft. Sie möchten lieber eine laufende Betreuung als einzelne Aufträge? Dann ziehen Sie IT-Betreuung im Outsourcing in Betracht. Ach ja, noch etwas. Ein ruhiges, sachliches Gespräch mit dem bisherigen Dienstleister beschleunigt die Übergabe meist deutlich. Ein Streit eher nicht.
Die Website-Agentur zu wechseln läuft ohne Nervenkrieg, wenn Domain, Hosting, E-Mail und die Konten der Dienste auf Ihr Unternehmen eingetragen sind. Meiner Meinung nach ist das die beste Gewohnheit, die man daraus mitnehmen kann: Egal, wer gerade Ihre Website betreut, führen Sie bei sich eine aktuelle Liste der Zugänge und der Orte, an denen sie hinterlegt sind. Dann ist der nächste Wechsel des Dienstleisters eine Formsache.
Häufige Fragen
Kann die Agentur meine Domain behalten?
Alles hängt davon ab, wer als Domaininhaber eingetragen ist. Ist es Ihr Unternehmen, dann gehört die Domain ihm, auch wenn die Agentur sie technisch betreut. Prüfen Sie die Daten beim Registrar und besprechen Sie strittige Punkte aus dem Vertrag mit einem Anwalt.
Bedeutet der Umzug der Website zu einer neuen Agentur eine Ausfallzeit?
Nicht unbedingt. Halten Sie sich an die Reihenfolge: zuerst das Backup, dann die DNS-Änderungen und die E-Mail separat. Dann lässt sich die Ausfallzeit auf ein Minimum reduzieren. Änderungen nehmen Sie am besten zu der Zeit vor, in der am wenigsten Besucher auf der Website sind.
Was tun, wenn ich überhaupt keine Zugangsdaten habe?
Beginnen Sie mit der Domain und dem Konto beim Registrar, danach folgt das Hosting, für das die Rechnungen kommen. Mit den Unterlagen Ihres Unternehmens erhalten Sie diese Konten direkt bei den Anbietern zurück. Den Rest, also Google Analytics, Plugin-Lizenzen und ähnliche Dienste, holen Sie sich später über deren Verfahren zur Wiederherstellung des Zugangs zurück.
