Die Integration von WooCommerce mit Subiekt oder mit Optima beginnt nicht mit der Wahl eines Tools. Sie beginnt mit ein paar Entscheidungen, die Shop und Buchhaltung treffen müssen. Ihr Büro tippt Bestellungen immer noch von Hand ins Programm ab, und Sie wollen das endlich automatisieren? Der Dienstleister fragt sowieso zuerst nach drei Dingen: System, Datenrichtung und Belege. Unten finden Sie die Fragen, die im ersten Gespräch kommen, und die Antworten, die Sie besser schon vorher parat haben (das spart eine Menge E-Mails hin und her).
Inhaltsverzeichnis
Welche Version von Subiekt oder Optima nutzen Sie und wie wird sie angebunden?
Vom System hängt ab, wie die Verbindung läuft. Deshalb will der Dienstleister gleich zu Beginn den genauen Programmnamen und die Version wissen. Subiekt GT spricht mit externen Anwendungen über Sfera. Laut der Beschreibung von Sfera für Subiekt GT ist das ein Zusatzmodul zum Erstellen von Erweiterungen, die interne Mechanismen des Programms nutzen, und der Hersteller verlangt eine aktive, aktuelle Programmversion aus der InsERT-GT-Reihe. Bei Subiekt nexo, nexo PRO und Comarch ERP Optima ist es anders. Hier läuft die Verbindung über eine API.
Sammeln Sie vor dem Gespräch:
- Name und Version des Systems,
- vorhandene Module und Add-ons, einschließlich Lizenz- und Update-Status,
- den Ort der Datenbank: lokaler Server oder ein anderer Rechner,
- eine Person mit Administratorzugang.
Eine einzige Datenquelle: Welches System führt Bestände, Preise und Stammdaten?
Die Regel ist einfach. Für jeden Datentyp ist ein System führend, das andere übernimmt nur die Änderungen. Meistens sieht das so aus: Lagerbestände und Preise fließen von Subiekt oder Optima in den Shop, Bestellungen und Kundendaten vom Shop ins Programm. Aber das ist erst der Anfang. Separat entscheiden müssen Sie über Produktname und -beschreibung, Bilder, EAN und Artikelnummer, Bestände aus mehreren Lagern sowie Endkunden- und B2B-Preislisten. Ohne diese Entscheidung überschreiben sich die beiden Systeme gegenseitig, und die Bestände laufen auseinander. Und dann verkauft jemand Ware, die gar nicht da ist. Am einfachsten ist es meiner Meinung nach, der Anfrage eine Tabelle mit den Spalten Feld, Quellsystem, Richtung und Häufigkeit beizulegen. Mehr braucht es nicht.
Stammdaten aufräumen vor der WooCommerce-Subiekt-Integration
Die Integration ordnet Produkte über eine gemeinsame Kennung einander zu. Duplikate und leere Felder in den Stammdaten fallen deshalb sofort auf, schon am ersten Tag. Wählen Sie einen Zuordnungsschlüssel (Artikelnummer, EAN oder SKU) und sorgen Sie dafür, dass er auf beiden Seiten einheitlich ist. Dazu kommen die Varianten: Wie sollen die Varianten aus WooCommerce den einzelnen Artikeln im Programm entsprechen? Und dann die Geschäftspartner. Hier müssen Sie festlegen, wie ein wiederkehrender Kunde erkannt wird und wie Privatpersonen von Firmen mit Steuernummer (NIP) getrennt werden.
Aufräumliste vor dem Start:
- Duplikate löschen oder zusammenführen,
- fehlende Artikelnummern ergänzen,
- inaktive Artikel kennzeichnen,
- gleiche Mehrwertsteuersätze im Shop und im System sicherstellen.
Welcher Beleg soll aus der Bestellung entstehen: ZK, FS oder Kassenbon?
Eine Bestellung aus dem Shop kann als ZK (Kundenauftrag), FS (Verkaufsrechnung) oder Kassenbon ins System gelangen. Über die Wahl und die Nummerierung entscheidet die Buchhaltung. Nicht der Dienstleister. Fragen Sie Ihr Büro, wann der Beleg entstehen soll: nach der Bestellung, nach der Zahlung oder nach dem Versand? In welchem Nummernkreis und in welchem Lager? Ein Kunde mit NIP und ein Endkunde brauchen unter Umständen unterschiedliche Abläufe. Zu klären ist auch, wie Onlinezahlungen, Nachnahme und normale Überweisungen gekennzeichnet werden. E-Rechnungen sind ein eigenes Thema (und ein großes), beschrieben im Artikel über KSeF und den Onlineshop.
Retouren, Stornierungen und Korrekturen: Wer erstellt sie und wo?
Den Retourenprozess sollten Sie vor der Umsetzung festlegen. Denn die Integration muss wissen, welches System die Korrektur anstößt. Es gibt drei Szenarien: Stornierung der Bestellung vor Erstellung des Belegs, vollständige Retoure und Teilretoure. Legen Sie für jedes fest, wann die Ware wieder in den Bestand geht und wie schnell der Shop die neue Menge sehen soll. Und die Reihenfolge zwischen Rückerstattung und Belegkorrektur? Die bestimmt die Buchhaltung. Der Dienstleister bildet sie nur in der Integration ab.
Braucht man für die Anbindung an Optima oder Subiekt BaseLinker?
BaseLinker lohnt sich, wenn Sie auf mehreren Kanälen gleichzeitig verkaufen. Bei einem einzelnen WooCommerce-Shop ist eine direkte Verbindung zum System oft einfach unkomplizierter. Die ganze Frage läuft auf eins hinaus: Wo soll die Bestellzentrale sein, wenn Marktplätze dazukommen? Planen Sie die in nächster Zeit? Dann sagen Sie das dem Dienstleister gleich, denn das ändert die Architektur. Bei nur einem Kanal kommt eine Systemintegration über eine API ohne Zwischenschicht infrage.
Was Sie für das erste Gespräch mit dem Integrationsdienstleister vorbereiten
Eine fertige Liste der Entscheidungen verkürzt das Gespräch und senkt das Risiko von Nacharbeiten nach dem Start. Nehmen Sie mit:
- die Systemversion und Angaben zu den Lizenzen,
- die Tabelle der Datenrichtungen für jedes Feld,
- eine Beschreibung des Zustands der Artikel- und Kundenstammdaten,
- die mit der Buchhaltung abgestimmte Belegart und Nummerierung,
- eine Beschreibung des Retouren- und Korrekturprozesses,
- die Zahl der Vertriebskanäle heute und in Planung,
- eine Ansprechperson im Büro.
Unsere Erfahrungen aus ERP-Integrationen zeigen, dass diese Punkte vor jedem Projekt festgelegt werden sollten. Wenn Sie eine Integration von WooCommerce mit Subiekt oder Optima planen, finden Sie den Leistungsumfang auf der Seite Integration mit Subiekt und Optima, und umfassendere Shop-Projekte in unserem Angebot individuelle Lösungen für E-Commerce.
Häufige Fragen
Was ist Sfera für Subiekt GT und braucht man es für die Anbindung an den Shop?
Sfera ist ein Zusatzmodul von InsERT, mit dem sich Erweiterungen schreiben lassen, die interne Mechanismen von Subiekt GT nutzen, darunter die Verarbeitung von Bestellungen aus dem Onlineshop. Bei Subiekt GT verbindet sich der Shop genau darüber mit dem Programm. Damit es funktioniert, ist eine aktive, aktuelle Programmversion aus der InsERT-GT-Reihe nötig.
Lassen sich Subiekt nexo und ein Onlineshop ohne Sfera verbinden?
Ja. Subiekt nexo und nexo PRO werden über eine API mit dem Shop verbunden. Prüfen Sie vor dem Gespräch mit dem Dienstleister die genaue Programmversion und die vorhandenen Module. Den Rest, also die technischen Details der Verbindung, passt der Dienstleister an die konkrete Installation an.
Unterstützt die Integration von WooCommerce mit Comarch Optima mehrere Lager und B2B-Preislisten?
Ja, die Integration umfasst Bestände aus mehreren Lagern sowie Endkunden- und B2B-Preislisten. Es gibt eine Bedingung: eine klare Regel für die eine führende Datenquelle. Optima verwaltet Bestände und Preise, der Shop übernimmt sie. Legen Sie vor dem Start fest, welche Lager den Shop speisen und welche Preisliste für welche Kundengruppe gilt.
