Website-Dienstleister wechseln: welche Zugänge Sie zurückholen sollten

Der Wechsel des Website-Dienstleisters ist sicher, wenn Sie vor der Kündigung des Vertrags die Kontrolle über Domain, Hosting, E-Mail, CMS-Backend und die Konten externer Dienste übernehmen. Unternehmer fürchten meist drei Dinge: dass sie die Domain, die E-Mail-Postfächer oder den Zugang zum Backend verlieren. Nichts davon muss passieren. Es reicht, die Zugänge in der richtigen Reihenfolge zu übernehmen. Unten finden Sie eine Checkliste, vom Wichtigsten bis zu den Details. Und ein Hinweis vorab: Es geht hier nicht darum, den bisherigen Dienstleister zu bewerten. Es geht darum, dass Ihr Unternehmen alles in der Hand hat, was ihm gehört.

Wem gehört die Domain und wie prüfen Sie das?

Inhaber der Domain ist der beim Registrar eingetragene Domaininhaber (engl. registrant), nicht die Firma, die sie technisch betreut. Dieser Inhaber sollte Ihr Unternehmen sein. Nicht die Agentur und auch nicht einer ihrer Mitarbeiter (auch das kommt vor, etwa wenn ein Freelancer die Domain “schnell mal” registriert hat). Bitten Sie um Zugang zum Konto beim Registrar oder zumindest um eine Bestätigung der Inhaberdaten. Bei generischen Domains wie .com garantieren die ICANN-Regeln für Domaininhaber das Recht, die Domain zu einem anderen Registrar umzuziehen. Aber Achtung: Nach einer Änderung von Name, Organisation oder E-Mail-Adresse des Inhabers kann der Transfer für 60 Tage gesperrt sein. Polnische .pl-Domains unterliegen dem Register von NASK, den Transfer führen Inhaber und Registrar durch. Warum beginnen Sie ausgerechnet mit der Domain? Weil sowohl die Website als auch die E-Mail von ihr abhängen.

Zugang zu Hosting und Panel: was Sie in der Hand haben müssen

Sie brauchen ein eigenes Konto beim Hosting-Anbieter oder vollständige Administratordaten. FTP allein reicht nicht. Auf die Liste gehören:

• Login zum Hosting-Panel,
• FTP- oder SFTP-Daten sowie SSH (Fernzugriff auf den Server),
• Zugang zur Datenbank,
• Verwaltung der DNS-Zone, also der Einstellungen, die die Domain auf den Server leiten,
• die Information, wer das SSL-Zertifikat erneuert,
• das Abrechnungskonto.

Werfen Sie auch einen Blick auf die Rechnungen für den Server. Auf wen sind sie ausgestellt? In der Praxis zeigen gerade sie am häufigsten, wem der Dienst tatsächlich gehört. Läuft das Hosting über das Konto der Agentur, hilft beim Umzug ein Anbieter, der Hosting für Website und E-Mail aus einer Hand bietet.

Firmen-E-Mail und DNS-Einträge - so gehen beim Dienstleisterwechsel keine Mails verloren

E-Mail funktioniert über die DNS-Einträge der Domain. Wer also die DNS verwaltet, entscheidet, ob Mails überhaupt ankommen. Ganz einfach. Klären Sie zuerst, wo die Postfächer physisch liegen: beim Hosting der Agentur oder bei einem externen Anbieter. Und wer dort das Administratorkonto hat. Bevor Sie irgendetwas ändern, notieren Sie die aktuellen Einträge: MX (zeigt auf den Server, der die E-Mails empfängt), SPF (Liste der Server, die im Namen der Domain senden dürfen) und DKIM (digitale Signatur der Nachrichten). Planen Sie den E-Mail-Umzug separat. Sonst legen Sie leicht an einem Tag Website und Postfächer gleichzeitig lahm, und das will niemand dem Team erklären.

Website von der Agentur übernehmen: Checkliste der Zugänge

Die Übernahme der Website von einer Agentur bedeutet vor allem: Logins zu den Konten sammeln, die Ihrem Unternehmen gehören, und nach der Übergabe die Passwörter ändern. Gehen Sie der Reihe nach vor:

1. Administratorkonto im CMS: WordPress, WooCommerce, PrestaShop oder Shopify,
2. Lizenzen für Plugins und Themes, am besten auf eine Firmenadresse registriert,
3. Google Analytics, Google Search Console und Google Tag Manager,
4. Werbekonten,
5. Payment-Gateways,
6. Integrationen und API-Schlüssel, also die Daten, mit denen sich die Website mit anderen Systemen verbindet,
7. Code-Repository.

Wo immer es geht, lassen Sie sich Rechte auf Inhaberebene geben. Ein Benutzerkonto, das die Agentur großzügig angelegt hat, reicht nicht. Löschen oder beschränken Sie nach der Übergabe die Konten des früheren Dienstleisters und ändern Sie die Passwörter. Alle.

Backup und Dokumentation vor der Übergabe der Website

Bevor Sie etwas ändern, erstellen Sie eine vollständige Kopie der Dateien und der Datenbank und bewahren Sie sie außerhalb des bisherigen Hostings auf. Dann führt selbst eine missglückte Migration nicht zum Verlust von Inhalten oder Bestellungen. Bitten Sie den Dienstleister außerdem um eine Dokumentation: Liste der Plugins, Beschreibung individueller Anpassungen und Integrationen sowie den Update-Plan. Bei den Urheberrechten an Code und Grafiken ist die Lage unterschiedlich, alles hängt vom Vertrag ab. Prüfen Sie ihn deshalb mit einem Anwalt, statt zu raten. Das neue Team findet sich schneller zurecht, wenn es mit einer Prüfung der bestehenden Website beginnt, die den technischen Zustand und die Risiken zeigt.

In welcher Reihenfolge wechseln Sie den Website-Dienstleister?

Am sichersten so: zuerst Zugänge und Backups, dann die Wahl des neuen Dienstleisters und ganz zum Schluss die Kündigung des Vertrags und die Änderung der Passwörter. In der Praxis sieht das so aus:

1. Bestandsaufnahme aller Zugänge,
2. Backup von Dateien und Datenbank,
3. Prüfung des Domaininhabers,
4. Auswahl des neuen Dienstleisters,
5. Übergabe der Website und der Konfiguration,
6. Sperren der alten Konten.

Bei der Auswahl hilft der Ratgeber wie Sie den Webdienstleister wählen und der Beitrag darüber, wie Sie einen Dienstleister vor Vertragsabschluss prüfen. Sie möchten lieber eine laufende Betreuung statt einzelner Aufträge? Dann ziehen Sie ausgelagerten IT-Service in Betracht. Ach ja, noch etwas. Ein ruhiges, sachliches Gespräch mit dem bisherigen Dienstleister beschleunigt die Übergabe meist deutlich. Ein Streit eher nicht.

Der Wechsel des Website-Dienstleisters verläuft ohne Stress, wenn Domain, Hosting, E-Mail und Dienstkonten auf Ihr Unternehmen laufen. Meiner Meinung nach ist das die beste Gewohnheit, die man daraus mitnehmen kann: Egal, wer gerade die Website betreut, halten Sie bei sich eine aktuelle Liste der Zugänge und der Orte, an denen sie gespeichert sind. Dann ist der nächste Dienstleisterwechsel reine Formsache.

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