Website-Briefing: Was Sie vor der Angebotsanfrage klären

Ein Website-Briefing ist ein kurzes Dokument, in dem Sie Ziel, Umfang, Funktionen, Inhalte, Termin und Budget der Website beschreiben. Damit jeder Anbieter dasselbe kalkuliert. Sie haben drei Angebote bekommen, und die Preise liegen um ein Vielfaches auseinander? Meistens hat dabei niemand übertrieben. Jede Firma hat einfach anders geraten, was Sie brauchen. Unten finden Sie eine Checkliste, eine Vorlage für den Aufbau des Briefings und die Fehler, durch die Angebote nicht mehr vergleichbar sind.

Wozu ein Website-Briefing, wenn man einfach nach dem Preis fragen kann?

Weil ohne Briefing jeder Anbieter einen anderen Umfang kalkuliert und sich die Preise nicht gegenüberstellen lassen. Auf die Frage „Was kostet eine Website?“ bekommen Sie alles: vom fertigen Template bis zum maßgeschneiderten Projekt. Und beide Antworten sind ehrlich, denn die Frage war zu allgemein. Wovon wirklich abhängt, was eine Website kostet, sieht man erst, wenn der Umfang beschrieben ist. Übrigens verkürzt ein Briefing auch die ersten Gespräche. Schnell zeigt sich, wer den Bedarf verstanden hat und wer eine Preisliste aus der Schublade geschickt hat.

Ziel der Website und Zielgruppe: Womit das Briefing beginnt

Mit einem messbaren Geschäftsziel. Nicht mit Farben, nicht mit dem Aussehen. Das Ziel kann sein, Anfragen zu gewinnen, online zu verkaufen, Mitarbeiter zu rekrutieren oder den Kundenservice zu entlasten. Dann die Zielgruppe: Wer sind diese Menschen, was suchen sie und was sollen sie auf der Website tun (ein Formular absenden? anrufen?). Ergänzen Sie ein paar Sätze über Ihr Unternehmen, Ihr Angebot und darüber, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet. Daraus entwickelt der Anbieter die Botschaft der Website, also sparen Sie hier nicht an Worten.

Anforderungen an das Website-Projekt: Umfang, Funktionen und Integrationen

Hier beschreiben Sie, welche Unterseiten und Funktionen die Website haben soll und mit welchen Systemen sie zusammenarbeiten muss. Konkret, Punkt für Punkt:

• Sitemap, also eine Liste der Hauptbereiche und ihrer Unterseiten,
• Sprachversionen,
• Formulare und wer sie im Unternehmen erhält,
• Blog oder Wissensdatenbank,
• Shop, Zahlungen und Versand,
• Kundenbereich mit Login,
• Integrationen: CRM, ERP, Newsletter, Analytics.

Meiner Meinung nach der nützlichste Trick im ganzen Briefing: Teilen Sie die Punkte in „Muss“ und „Wäre schön“ auf. Der Anbieter kalkuliert dann eine Basis- und eine erweiterte Variante. Sie haben eine Lieblingsplattform (WordPress, WooCommerce, Shopify, PrestaShop)? Tragen Sie sie ein. Keine? Bitten Sie um eine begründete Empfehlung, so wie es üblich ist, wenn Profis Websites für Unternehmen erstellen.

Inhalte, Grafik und Corporate Design: Wer liefert was

Schreiben Sie klar auf, was Ihr Unternehmen liefert und was der Anbieter erstellt. Texte, Fotos, Logo, Styleguide, Übernahme der Inhalte von der alten Website. Alles. Legen Sie auch 2-3 Beispiel-Websites bei, die Ihnen gefallen, und notieren Sie, was Sie daran konkret überzeugt: Layout, Navigation, Stil? Genau hier gehen die Angebote am häufigsten auseinander. Ein Anbieter rechnet Copywriting, also das Schreiben der Texte, mit ein, ein anderer geht davon aus, dass er die Texte fertig bekommt.

SEO, Hosting und Betreuung nach dem Launch: Was Sie im Angebot erfragen sollten

Auch das, was nach dem Start der Website läuft, gehört ins Briefing. Sonst kommt es als Zusatzkosten zurück, wenn der Vertrag schon unterschrieben ist. Fragen Sie nach Weiterleitungen der Adressen von der alten Website, grundlegender SEO-Optimierung und der Einrichtung von Analytics. Klären Sie, wer für Hosting, Domain, SSL-Zertifikat, Backups und Updates zuständig ist. Sie brauchen eine Schulung für das Backend? Vermerken Sie auch das. Lassen Sie Umsetzung und spätere Betreuung getrennt kalkulieren, dann sehen Sie leichter, was der Start kostet und was der laufende Betrieb.

Budget und Termin: Gehören sie in die Angebotsanfrage für eine Website?

Ja. Ein Budgetrahmen und ein realistischer Termin erlauben es dem Anbieter, etwas vorzuschlagen, das zu Ihren Möglichkeiten passt, statt eines Angebots für alles. Ein Betrag auf den Cent genau ist nicht nötig, eine Spanne reicht völlig. Als Orientierung, bevor Sie diese festlegen, helfen Richtpreise für typische Umsetzungen. Tragen Sie auch das Startdatum ein, feste Termine (Messe, Kampagne) und die Person, die auf Ihrer Seite die einzelnen Etappen abnimmt.

Vorlage für ein Website-Briefing: Checkliste vor dem Versand

Ein fertiges Briefing passt meist auf 1-2 Seiten und beantwortet die Fragen aus dieser Liste:

1. Unternehmen und Angebot: Was Sie tun und was Sie auszeichnet.
2. Ziel der Website: eines, messbar.
3. Zielgruppe und wichtigste Aktion auf der Website.
4. Sitemap.
5. Funktionen und Integrationen, aufgeteilt in Pflicht und optional.
6. Plattform oder Bitte um Empfehlung.
7. Inhalte und Materialien: Was Sie liefern, was der Anbieter erstellen soll.
8. Inspirationen mit Kommentar.
9. SEO und Migration von der alten Website.
10. Hosting und Betreuung nach dem Launch.
11. Budgetrahmen.
12. Termin und feste Daten.
13. Ansprechpartner und Person für die Abnahme.

Verlässlich vergleichen können Sie die Antworten nur, wenn jeder Anbieter dasselbe Dokument erhält und sein Angebot nach Positionen aufschlüsselt. Bei der Bewertung der Angebote hilft auch das Wissen, wie man eine Webagentur auswählt, jenseits des reinen Preises.

Und ein letzter Tipp. Schicken Sie dasselbe Website-Briefing an 3-4 Firmen und bitten Sie jede um ein Angebot nach Positionen. Sie bekommen Angebote, die sich nebeneinanderlegen und Punkt für Punkt vergleichen lassen. Genau darum ging es.

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