KSeF w sklepie internetowym – integracja z Krajowym Systemem e-Faktur
Najważniejsze informacje
- Orientacyjnie: wdrożenie KSeF w sklepie albo systemie sprzedaży to 5 000-12 000 zł netto, zależnie od tego, ile miejsc wystawia dziś faktury. Opieka po wdrożeniu od 300 zł netto miesięcznie.
- Podłączamy do KSeF sklepy WooCommerce i PrestaShop, systemy Subiekt GT, Subiekt nexo i Comarch ERP Optima, BaseLinkera oraz aplikacje napisane na zamówienie.
- Zakres: wystawianie faktur ustrukturyzowanych z danych zamówienia, walidacja NIP-u i danych kontrahenta już w koszyku, odbiór numeru KSeF i UPO, faktury korygujące, archiwum i dostęp dla księgowości.
- Rozdzielamy trzy ścieżki, które w sklepach najczęściej się mieszają: paragon, faktura na żądanie i faktura dla firmy.
- Zakres i termin obowiązku zależą od skali firmy i sposobu wystawiania faktur. Sprawdzamy to na starcie razem z Twoją księgowością i dopiero z tego wychodzi plan prac.
- Zwykle nie trzeba zmieniać programu księgowego. Testujemy na środowisku testowym, produkcję przełączamy po odbiorze.
Krajowy System e-Faktur zmienia to, gdzie faktura naprawdę powstaje. Dokument tworzy system podatnika, ale numer nadaje mu KSeF, a potwierdzeniem jest UPO. Dla sklepu oznacza to jedno: faktura nie może już być PDF-em generowanym na boku.
Podłączamy sklepy i systemy sprzedaży do KSeF – po stronie WooCommerce, po stronie ERP albo w aplikacji napisanej na zamówienie. Zakres i termin obowiązku zależą od skali firmy i tego, jak wystawiasz dokumenty dzisiaj, więc zaczynamy od sprawdzenia, co w Twoim przypadku faktycznie musi się zmienić.
Gdzie zwykle jest problem z KSeF w sklepie?
Faktury powstają w kilku miejscach naraz. Część w sklepie, część w ERP, część ręcznie w arkuszu przy zamówieniach hurtowych. Do KSeF musi iść jeden spójny strumień, więc najpierw porządkujemy, kto wystawia co.
Dane kontrahenta są niepełne. NIP w polu na uwagi, brak adresu, literówki z formularza. Faktura ustrukturyzowana nie wybacza takich braków, więc walidację przenosimy do koszyka, zanim zamówienie w ogóle powstanie.
Nikt nie pilnuje potwierdzeń. Wysłanie dokumentu to nie koniec – trzeba odebrać numer KSeF i UPO, powiązać je z zamówieniem i mieć do czego wrócić przy reklamacji. To pilnuje się kodem, nie procedurą w głowie.
Sprzedaż konsumencka miesza się z B2B. Paragon, faktura na żądanie i faktura dla firmy to trzy różne ścieżki. Ustawiamy je tak, żeby klient wybierał raz, a reszta działa się sama.
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku?
Sprawdzenie stanu
Ustalamy, gdzie dziś powstają faktury, jakie dane zbiera sklep i co obsługuje Twój system księgowy. Z tego wychodzi zakres prac.
Wdrożenie
Podłączamy wystawianie faktur ustrukturyzowanych, walidację danych kontrahenta i obsługę numeru KSeF oraz UPO. Testujemy na środowisku testowym.
Archiwum i procedury
Ustawiamy przechowywanie dokumentów i potwierdzeń, dostęp dla księgowości i obsługę korekt. Pokazujemy zespołowi, jak to działa na co dzień.
Co obejmuje wdrożenie KSeF?
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych z danych zamówienia, bez przepisywania czegokolwiek ręcznie.
Walidacja danych kontrahenta w koszyku: NIP, nazwa, adres, sprawdzanie poprawności zanim zamówienie zostanie złożone.
Obsługa numeru KSeF i UPO – odbieranie potwierdzeń i wiązanie ich z zamówieniem w panelu sklepu.
Korekty i zwroty – ścieżka dla faktur korygujących.
Rozdzielenie B2C i B2B – paragon, faktura na żądanie i faktura dla firmy jako trzy osobne, poprawnie oznaczone ścieżki.
Archiwum – dostęp dla księgowości i eksport na potrzeby kontroli.
W jakich systemach to wdrażamy?
WooCommerce – przez wtyczkę fakturującą albo dedykowany moduł, jeśli standard nie obsługuje Twojego przypadku.
Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima – kiedy faktura ma powstawać po stronie systemu handlowego.
BaseLinker – gdy dokumenty wystawia się przy pakowaniu zamówień.
Aplikacje na zamówienie – integracja z KSeF w systemach, które napisaliśmy albo które przejęliśmy po innym wykonawcy.
PrestaShop i sklepy dedykowane – ten sam zakres, inna warstwa techniczna.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
Orientacyjnie 5 000-12 000 zł netto. Największy wpływ na cenę ma to, w ilu miejscach dziś powstają faktury i czy dane kontrahenta ze sklepu nadają się do faktury ustrukturyzowanej bez poprawek. Opieka po wdrożeniu zaczyna się od 300 zł netto miesięcznie. Wycena po bezpłatnej analizie.
Od kiedy KSeF dotyczy mojej firmy?
Zakres i termin zależą od skali działalności i sposobu wystawiania faktur. Sprawdzamy to na starcie razem z Twoją księgowością i dopiero z tego wychodzi plan wdrożenia. Nie sprzedajemy paniki, tylko konkretny zakres prac.
Czy muszę zmieniać program księgowy?
Zwykle nie. Częściej wystarczy podłączyć to, co już masz, i uporządkować dane wchodzące ze sklepu. Wymiana systemu to ostateczność, nie punkt wyjścia.
Co z fakturami dla klientów zagranicznych?
Sprzedaż poza Polską ma inne zasady niż krajowa. Ustawiamy sklep tak, żeby rozpoznawał typ transakcji i kierował dokument we właściwą ścieżkę.
Czy przetestujecie to przed startem?
Tak. Pracujemy na środowisku testowym i przechodzimy pełną ścieżkę: zamówienie, faktura, numer KSeF, UPO, korekta. Produkcję przełączamy dopiero po odbiorze.
Powiązane: integracja z Subiektem i Comarch Optima, integracja z BaseLinkerem, oprogramowanie na zamówienie, najczęstsze pytania.
Napisz na biuro@web-systems.pl albo zadzwoń: 501 231 448. Wycena konkretnego wdrożenia jest bezpłatna.
Co o nas mówią?
Joanna Kowalczyk
Małgosia Grobelna
www.inspire.com.pl
Michal Masłowski
Jacek Jurczyński
Michał Gałaj
holdentalesklep.eu
Kasia Kostacińska
www.bambiboo.eu
Yana Shylka
www.greenrealty.pl
Natalia Pietrzak
www.soligrano.pl
Piotr Matczak
www.rokita.biz
Małgorzata Grobelna
www.inspire.com.pl