Integracja WooCommerce z Subiektem albo z Optimą nie zaczyna się od wyboru narzędzia. Zaczyna się od kilku decyzji, które muszą zapaść po stronie sklepu i księgowości. Biuro dalej ręcznie przepisuje zamówienia do programu, a Ty chcesz wreszcie to zautomatyzować? Wykonawca i tak najpierw zapyta o trzy rzeczy: system, kierunek danych i dokumenty. Poniżej masz pytania, które padną na pierwszej rozmowie, i odpowiedzi, które lepiej mieć gotowe wcześniej (oszczędza to sporo maili w tę i z powrotem).
Spis treści
Jaką wersję Subiekta lub Optimy masz i jak się z nią połączyć?
Od systemu zależy sposób połączenia. Dlatego wykonawca na starcie chce znać dokładną nazwę programu i jego wersję. Subiekt GT komunikuje się z zewnętrznymi aplikacjami przez Sferę. Według opisu Sfery dla Subiekta GT to dodatek do tworzenia rozszerzeń, które korzystają z wewnętrznych mechanizmów programu, a producent wymaga aktywnej bieżącej wersji programu z linii InsERT GT. Z Subiektem nexo, nexo PRO i Comarch ERP Optima jest inaczej. Tu połączenie idzie przez API.
Przed rozmową zbierz:
- nazwę systemu i jego wersję,
- posiadane moduły i dodatki, w tym status licencji i aktualizacji,
- miejsce, gdzie stoi baza: serwer lokalny czy inna maszyna,
- osobę z dostępem administracyjnym.
Jedno źródło prawdy: który system rządzi stanami, cenami i kartotekami?
Zasada jest prosta. Dla każdego typu danych jeden system jest nadrzędny, a drugi tylko przyjmuje zmiany. Najczęściej wygląda to tak: stany magazynowe i ceny płyną z Subiekta lub Optimy do sklepu, a zamówienia i dane klientów ze sklepu do programu. Ale to dopiero początek. Osobno trzeba zdecydować o nazwie i opisie produktu, zdjęciach, EAN i symbolu, stanach z wielu magazynów oraz cennikach detalicznych i B2B. Bez tej decyzji dwa systemy nadpisują się nawzajem i stany zaczynają się rozjeżdżać. A potem ktoś sprzedaje towar, którego nie ma. Moim zdaniem najprościej dołączyć do zapytania tabelkę z kolumnami: pole, system źródłowy, kierunek, częstotliwość. Nic więcej nie trzeba.
Porządek w kartotekach przed integracją WooCommerce z Subiektem
Integracja paruje produkty po wspólnym identyfikatorze. Więc duplikaty i puste pola w kartotekach wyjdą na jaw od razu, pierwszego dnia. Wybierz klucz parowania (symbol, EAN albo SKU) i dopilnuj, żeby był spójny po obu stronach. Do tego warianty: jak te z WooCommerce mają się odnosić do osobnych kartotek w programie? No i kontrahenci. Tu musisz ustalić, jak rozpoznawać powracającego klienta i jak rozdzielić osoby prywatne od firm z NIP.
Lista porządków przed startem:
- usunięcie lub scalenie duplikatów,
- uzupełnienie brakujących symboli,
- oznaczenie nieaktywnych towarów,
- zgodność stawek VAT przypisanych w sklepie i w systemie.
Jaki dokument ma powstać z zamówienia: ZK, FS czy paragon?
Zamówienie ze sklepu może wejść do systemu jako ZK, FS albo paragon. Wybór i numeracja to decyzja księgowości. Nie wykonawcy. Zapytaj biuro, kiedy dokument ma powstawać: po złożeniu zamówienia, po opłaceniu czy po wysyłce? W jakiej serii numeracji i na którym magazynie? Klient z NIP i klient detaliczny mogą wymagać innej ścieżki. Do ustalenia jest też oznaczanie płatności online, pobrania i zwykłego przelewu. E-faktury to osobny temat (i spory), opisany w tekście o tym, jak wygląda KSeF a sklep internetowy.
Zwroty, anulacje i korekty: kto i gdzie je wystawia?
Proces zwrotu trzeba rozpisać przed wdrożeniem. Bo integracja musi wiedzieć, który system inicjuje korektę. Są trzy scenariusze: anulowanie zamówienia przed wystawieniem dokumentu, zwrot całości i zwrot części. Przy każdym określ, kiedy towar wraca na stan i jak szybko sklep ma zobaczyć nową ilość. A kolejność kroków między zwrotem pieniędzy a korektą dokumentu? To ustala księgowość. Wykonawca tylko odwzorowuje ją w integracji.
Czy do połączenia z Optimą lub Subiektem potrzebny jest BaseLinker?
BaseLinker ma sens, kiedy sprzedajesz w kilku kanałach naraz. Przy jednym sklepie WooCommerce bezpośrednie połączenie z systemem bywa po prostu prostsze. Całe pytanie sprowadza się do tego: gdzie ma być centrum zamówień, jeśli dojdą marketplace’y? Planujesz je w najbliższym czasie? To powiedz o tym wykonawcy od razu, bo zmienia to architekturę. Przy jednym kanale w grę wchodzi integracja systemów przez API bez pośrednika.
Co przygotować na pierwszą rozmowę z wykonawcą integracji
Gotowa lista decyzji skraca rozmowę i zmniejsza ryzyko poprawek po starcie. Zabierz ze sobą:
- wersję systemu i informacje o licencjach,
- tabelę kierunków danych dla każdego pola,
- opis stanu kartotek towarów i kontrahentów,
- rodzaj dokumentu i numerację ustaloną z księgowością,
- opis procesu zwrotów i korekt,
- liczbę kanałów sprzedaży teraz i w planach,
- osobę kontaktową po stronie biura.
Nasze doświadczenia z integracji z ERP pokazują, że te punkty warto ustalić przed każdym projektem. Jeśli planujesz integrację WooCommerce z Subiektem lub Optimą, zakres usługi opisuje strona integracja z Subiektem i Optimą, a szersze wdrożenia sklepowe znajdziesz w ofercie dedykowane rozwiązania dla e-commerce.
Najczęstsze pytania
Czym jest Sfera do Subiekta GT i czy jest potrzebna do integracji ze sklepem?
Sfera to dodatek InsERT, który pozwala pisać rozszerzenia korzystające z wewnętrznych mechanizmów Subiekta GT, w tym obsługę zamówień ze sklepu internetowego. Przy Subiekcie GT sklep łączy się z programem właśnie przez nią. Żeby działała, potrzebna jest aktywna bieżąca wersja programu z linii InsERT GT.
Czy Subiekt nexo i sklep internetowy da się połączyć bez Sfery?
Tak. Subiekt nexo i nexo PRO łączą się ze sklepem przez API. Przed rozmową z wykonawcą sprawdź dokładną wersję programu i posiadane moduły. Resztę, czyli szczegóły techniczne połączenia, wykonawca dobiera do konkretnej instalacji.
Czy integracja WooCommerce z Comarch Optima obsłuży kilka magazynów i cenniki B2B?
Tak, integracja obejmuje stany z wielu magazynów oraz cenniki detaliczne i B2B. Jest jeden warunek: jasna zasada jednego źródła prawdy. Optima zarządza stanami i cenami, sklep je przyjmuje. Przed startem ustal, które magazyny mają zasilać sklep i który cennik trafia do której grupy klientów.
