Zmiana firmy obsługującej stronę jest bezpieczna, jeśli przed wypowiedzeniem umowy przejmiesz kontrolę nad domeną, hostingiem, pocztą, panelem CMS i kontami usług zewnętrznych. Właściciele firm boją się zwykle trzech rzeczy: że stracą domenę, skrzynki mailowe albo dostęp do panelu. Żadna z nich nie musi się wydarzyć. Wystarczy przejmować dostępy we właściwej kolejności. Niżej masz listę kontrolną, od spraw najważniejszych do szczegółów. I jedno zastrzeżenie: nie chodzi tu o ocenianie poprzedniego wykonawcy. Chodzi o to, żeby firma miała w rękach wszystko, co do niej należy.
Table of contents
Kto jest właścicielem domeny i jak to sprawdzić?
Właścicielem domeny jest abonent (ang. registrant) wpisany u rejestratora, a nie firma, która technicznie ją obsługuje. Tym abonentem ma być Twoja firma. Nie agencja i nie jej pracownik (a i tak się zdarza, choćby gdy domenę “na szybko” rejestrował freelancer). Poproś o dostęp do konta u rejestratora albo przynajmniej o potwierdzenie danych abonenta. Przy domenach globalnych, takich jak .com, zasady ICANN dla abonentów domen gwarantują prawo do przeniesienia domeny do innego rejestratora. Ale uwaga: po zmianie nazwy, organizacji albo adresu e-mail abonenta transfer bywa zablokowany na 60 dni. Domeny .pl podlegają rejestrowi NASK, a przeniesienie przeprowadzają abonent i rejestrator. Czemu zaczynasz właśnie od domeny? Bo od niej zależy i strona, i poczta.
Dostęp do hostingu i panelu: co musisz mieć w ręku
Potrzebujesz własnego konta u dostawcy hostingu albo kompletu danych administracyjnych. Samo FTP to za mało. Na liście powinny się znaleźć:
- login do panelu hostingu,
- dane FTP lub SFTP oraz SSH (zdalny dostęp do serwera),
- dostęp do bazy danych,
- zarządzanie strefą DNS, czyli ustawieniami, które kierują domenę na serwer,
- informacja, kto odnawia certyfikat SSL,
- konto rozliczeniowe.
Zajrzyj też do faktur za serwer. Na kogo są wystawiane? W praktyce to one najczęściej pokazują, kto faktycznie jest właścicielem usługi. Jeśli hosting stoi na koncie agencji, przy przenosinach przyda się dostawca, który ma hosting stron i poczty w jednym miejscu.
Poczta firmowa i rekordy DNS - jak nie stracić maili przy zmianie wykonawcy
Poczta działa dzięki rekordom DNS domeny, więc kto trzyma DNS, ten decyduje, czy maile w ogóle dochodzą. Proste. Najpierw ustal, gdzie fizycznie są skrzynki: na hostingu agencji czy u zewnętrznego dostawcy. I kto ma tam konto administratora. Zanim cokolwiek ruszysz, spisz obecne rekordy: MX (wskazuje serwer odbierający pocztę), SPF (lista serwerów uprawnionych do wysyłki w imieniu domeny) i DKIM (cyfrowy podpis wiadomości). Przenosiny poczty zaplanuj osobno. Inaczej łatwo wyłączyć jednego dnia i stronę, i skrzynki, a tego nikt nie chce tłumaczyć zespołowi.
Przejęcie strony od agencji: lista kontrolna dostępów
Przejęcie strony od agencji sprowadza się do zebrania loginów do kont należących do Twojej firmy i zmiany haseł po przekazaniu. Idź po kolei:
- konto administratora CMS: WordPress, WooCommerce, PrestaShop lub Shopify,
- licencje wtyczek i motywów, najlepiej przypisane do firmowego adresu,
- Google Analytics, Google Search Console i Menedżer tagów,
- konta reklamowe,
- bramki płatności,
- integracje i klucze API, czyli dane, którymi strona łączy się z innymi systemami,
- repozytorium kodu.
Gdzie tylko się da, bierz uprawnienia na poziomie właściciela. Nie wystarczy konto użytkownika, które agencja łaskawie dodała. Po przekazaniu usuń albo przytnij konta dawnego wykonawcy i zmień hasła. Wszystkie.
Kopia zapasowa i dokumentacja przed przekazaniem strony internetowej
Zanim cokolwiek zmienisz, zrób pełną kopię plików i bazy danych i trzymaj ją poza dotychczasowym hostingiem. Wtedy nawet nieudana migracja nie kończy się utratą treści ani zamówień. Poproś też wykonawcę o dokumentację: listę wtyczek, opis niestandardowych modyfikacji, integracji i harmonogram aktualizacji. Z prawami autorskimi do kodu i grafik bywa różnie, wszystko zależy od umowy. Dlatego przejrzyj ją z prawnikiem, bez zgadywania. Nowy zespół szybciej złapie temat, jeśli zacznie od przeglądu istniejącego serwisu WWW, który pokaże stan techniczny i ryzyka.
W jakiej kolejności przeprowadzić zmianę firmy obsługującej stronę?
Najbezpieczniej: najpierw dostępy i kopie, potem wybór nowego wykonawcy, a na samym końcu wypowiedzenie umowy i zmiana haseł. W praktyce wygląda to tak:
- inwentaryzacja wszystkich dostępów,
- kopia zapasowa plików i bazy,
- weryfikacja abonenta domeny,
- wybór nowej firmy,
- przekazanie strony i konfiguracji,
- odcięcie starych kont.
Przy wyborze przyda się poradnik jak wybrać wykonawcę strony i tekst o tym, jak wygląda weryfikacja wykonawcy przed umową. Wolisz stałą opiekę zamiast jednorazowych zleceń? Rozważ obsługę IT w outsourcingu. Aha, jeszcze jedno. Spokojna, rzeczowa rozmowa z dotychczasowym wykonawcą zwykle mocno przyspiesza przekazanie. Awantura raczej nie.
Zmiana firmy obsługującej stronę idzie bez nerwów, kiedy domena, hosting, poczta i konta usług są zapisane na Twoją firmę. Moim zdaniem najlepszy nawyk, jaki można z tego wynieść: niezależnie od tego, kto akurat opiekuje się serwisem, trzymaj u siebie aktualną listę dostępów i miejsc, gdzie są zapisane. Wtedy kolejna zmiana wykonawcy to formalność.
Najczęstsze pytania
Czy agencja może zatrzymać moją domenę?
Wszystko zależy od tego, kto jest wpisany jako abonent. Jeśli Twoja firma, to domena należy do niej, nawet gdy technicznie obsługuje ją agencja. Sprawdź dane u rejestratora, a sporne kwestie z umowy omów z prawnikiem.
Czy przeniesienie strony do nowej firmy oznacza przerwę w działaniu?
Nie musi. Trzymaj się kolejności: najpierw kopia, potem zmiany DNS, a poczta osobno. Wtedy przerwę da się zejść do minimum. Zmiany najlepiej robić w porze najmniejszego ruchu.
Co zrobić, jeśli nie mam żadnych danych dostępowych?
Zacznij od domeny i konta u rejestratora, potem hosting, na który idą faktury. Z dokumentami firmy odzyskasz te konta bezpośrednio u dostawców. Resztę, czyli Google Analytics, licencje wtyczek i podobne usługi, odzyskasz później przez ich procedury przywracania dostępu.
